バックオフィスの“要”プライバシーポリシー(個人情報の取り扱い)
最終改定日: 2026年10月15日 / 変更履歴: 本ページ末尾
株式会社kaname(以下「当社」といいます。)は、当社が提供するバックオフィスAIエージェントサービス「Kaname AI」(以下「本サービス」といいます。)及び当社ウェブサイトにおける個人情報の取扱いについて、以下のとおり定めます。
1. 事業者の情報
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 名称 | 株式会社kaname |
| 所在地 | 〒101-0024 東京都千代田区神田和泉町1丁目6-16 ヤマトビル4階 |
| 代表者 | 代表取締役 徳野 達也 |
| 個人データ管理責任者 | 取締役 CTO |
| お問い合わせ | contact@kaname-ai.jp |
2. 本ポリシーの対象と、当社の2つの立場
当社は、個人情報を次の2つの立場で取り扱います。
- 当社が自ら取得する個人情報: 本サービスの利用者のアカウント情報、お問い合わせの情報など。当社が個人情報取扱事業者として取り扱います(第3項から第9項まで及び第11項)。
- 契約者から委託を受けて取り扱う個人情報: 本サービスの契約者(本サービスを契約した会社等)が本サービスに登録・アップロードする書類やデータに含まれる、取引先・従業員等の個人情報。当社は契約者の委託を受けて、契約者の指示及び利用規約別紙「データ処理特約」に従ってのみ取り扱います(第10項)。
3. 取得する個人情報と利用目的
| 個人情報 | 取得の場面 | 利用目的 |
|---|---|---|
| お問い合わせ・無料相談のお申し込みの情報(会社名・屋号、お名前、メールアドレス、電話番号、ご相談内容、当社をお知りになったきっかけ) | ウェブサイトのフォーム | ご連絡、日程調整、本サービスのご案内(新機能・料金等)、契約手続き、サポート |
| お問い合わせの経路の情報(送信時にご覧になっていたページの URL、最初にご訪問いただいたページの URL と参照元、広告・キャンペーンの識別子(UTM パラメータ等)) | ウェブサイトのフォームの送信時 | お問い合わせの経路の把握、ご案内の内容の適正化、当社の広報・広告活動の効果測定 |
| アカウント情報(氏名、メールアドレス、表示名、所属会社、チャットツールの利用者ID) | 会社登録、招待、チャットツールからの登録 | 本人確認、ログイン、本サービスの提供、お知らせの送付 |
| 契約・請求の情報(会社名、請求先のご担当者名・メールアドレス) | 有料プランのお申し込み | 利用料金の請求、契約の管理 |
| 利用記録(操作の記録、アクセス日時、IPアドレス、ブラウザの情報) | 本サービスのご利用 | セキュリティの確保、不正利用の防止、障害への対応、お問い合わせへの対応 |
| ウェブサイトの閲覧情報(Cookie 等) | 当社ウェブサイトの閲覧 | 利用状況の把握と改善(第8項) |
4. 第三者提供
当社は、法令に基づく場合等を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
5. 委託
当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いを委託先に委託します。委託先は「委託先一覧」(https://kaname-ai.jp/subprocessors)に掲示します(当社ウェブサイトのお問い合わせフォームの受付・管理及びウェブサイトの配信の委託先を含みます。)。当社は、委託先と個人情報の保護に関する契約を結び、必要かつ適切な監督を行います。
6. 外国にある第三者への提供・外国での取扱い
当社は、本サービスの提供及び当社ウェブサイトの運営のため、個人情報の取扱いの一部を外国に所在する委託先に委託しています。委託先の名称、所在国、取り扱う情報、処理・保存の場所は「委託先一覧」に掲示します。
当社は、これらの委託先との契約により、委託先が個人情報の保護に関する法律第4章第2節の規定の趣旨に沿った措置を継続的に講ずることを確保しています(個人情報の保護に関する法律施行規則第16条第1号)。当社は、その実施状況と、実施に影響を及ぼすおそれのある外国の制度を年1回以上確認します。ご本人の求めに応じて、同規則第18条第3項に定める事項を提供します。
主な外国の制度の概要は次のとおりです(個人情報保護委員会の公表資料に基づきます。)。
- 米国: 連邦レベルの包括的な個人情報保護法はなく、通信・金融・医療等の分野別の法令と州法(カリフォルニア州消費者プライバシー法等)があります。APEC の越境プライバシールール(CBPR)システムに参加しています。連邦法には、OECD プライバシーガイドライン8原則のうちデータ内容・目的明確化・公開・責任の各原則に対応する一般的な規定が見当たりません。外国情報監視法(FISA)第702条等に基づき、政府が事業者の保有する情報にアクセスする制度があります。個人情報の国内保存を義務付ける制度は確認されていません。
- シンガポール: 民間部門に適用される包括的な個人情報保護法(Personal Data Protection Act 2012)があり、APEC の CBPR システムに参加しています。刑事訴訟法に基づき、警察が事業者に情報の提出を命じる制度があります。個人情報の国内保存を義務付ける制度は確認されていません。
(出典: 個人情報保護委員会「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」。米国は2021年10月時点、シンガポールは2022年2月時点の情報であり、その後に変更がある可能性があります。)
本サービスの処理の一部(書類の読取、勘定科目等の候補の判定)は、処理が行われる国を特定できない委託先の設備で行われることがあります。理由は、委託先が処理を全世界の拠点に振り分ける方式を採っており、当社が国を指定できないためです。処理が行われうる国・地域は「委託先一覧」に記載します。
7. 安全管理措置
当社は、個人情報の漏えい等を防止するため、次の措置を講じています。
- 組織的安全管理措置: 個人データ管理責任者を置き、個人情報の取扱い及び漏えい等が発生した場合の対応の手順を整備しています。
- 人的安全管理措置: 従業者に秘密保持義務を課し、個人情報の適正な取扱いについて教育を行っています。
- 物理的安全管理措置: 情報は、第三者の認証(ISO/IEC 27001、SOC 2 等)を受けたクラウド事業者のデータセンターに保管し、当社の事務所に業務データを保管しません。
- 技術的安全管理措置: 契約者ごとのデータの分離(データベースの行単位のアクセス制御)、通信の暗号化、操作の記録(改ざんできない監査記録)、閲覧権限の管理、脆弱性の定期的な点検を行っています。
- 外的環境の把握: 外国で個人情報を取り扱う場合は、当該外国の制度を把握したうえで措置を講じています(第6項)。
8. Cookie・アクセス解析ツールの利用
当社のウェブサイトでは、サイトの利用状況の把握と改善のために、Google LLCが提供する「Google タグ マネージャー」を通じて、アクセス解析ツール(Google アナリティクス等)や広告配信の効果測定タグを利用することがあります。これらのツールは、Cookie等を用いて閲覧履歴(アクセス日時、閲覧ページ、参照元URL、利用ブラウザ・OS等)を収集しますが、個人を特定できる情報は含まれません。
Cookieの受け入れを望まない場合は、ブラウザの設定でCookieを無効化することができます。Googleアナリティクスによる計測を拒否したい場合は、オプトアウトアドオンもご利用いただけます。
9. 保存期間
| 個人情報 | 保存期間 |
|---|---|
| お問い合わせ・無料相談のお申し込みの情報、お問い合わせの経路の情報 | 最後のご連絡から3年。その後削除します |
| アカウント情報、利用記録 | 契約の終了後、利用規約第16条の2 に定めるところにより削除します |
| 契約・請求の情報 | 法令の定める期間 |
10. 契約者から委託を受けて取り扱う個人情報
- 取り扱う情報: 契約者が本サービスに登録・アップロードする請求書、領収書、契約書、銀行の明細、チャットの内容等に含まれる、取引先・従業員・契約の相手方等の氏名、連絡先、銀行口座、取引の内容等
- 取扱いの範囲: 契約者への本サービスの提供に必要な範囲に限ります。人工知能の学習には用いません(当社・委託先とも)。
- 保存の場所: 日本国内(東京)。処理の一部は国外の委託先で行われることがあります(第6項)。委託先での一時的な保持の有無と期間は「委託先一覧」に記載します。
- 当社の従業員による閲覧: 契約者の依頼、障害への対応、不正利用・セキュリティ事故の調査、法令に基づく場合に限り、閲覧の権限を個別に付与された従業員が行います。
- 契約の終了時: 利用規約第16条の2 に定めるところにより削除します。
- 開示等のご請求: これらの情報についての開示・訂正・利用停止等は、ご本人と取引のある契約者にご請求ください。当社は契約者の対応に協力します。
- 詳細は利用規約別紙「データ処理特約」をご覧ください。
11. 開示・訂正・利用停止等のご請求
第3項の個人情報について、利用目的の通知、開示(第三者提供記録の開示を含みます。)、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止をご希望の場合は、contact@kaname-ai.jp までご連絡ください。ご登録のメールアドレスからのご請求により、又は本人確認書類の写しにより、ご本人であることを確認のうえ、遅滞なく対応します。手数料はいただきません。
12. 苦情・お問い合わせの窓口
本ポリシー及び個人情報の取扱いに関する苦情・お問い合わせ(セキュリティに関するご連絡を含みます。)は、contact@kaname-ai.jp までご連絡ください。
13. 改定
当社は、法令の改正や本サービスの変更に応じて本ポリシーを改定することがあります。重要な変更は、効力発生日の30日前までに、本ページへの掲示その他の適切な方法によりお知らせします。変更履歴は本ページ末尾に掲示します。
変更履歴
- 2026年10月15日: 本サービスにおける個人情報の取扱い(契約者から委託を受けて取り扱う個人情報を含みます。)、外国にある第三者への提供・外国での取扱い、安全管理措置の内容、保存期間を加え、全面改定しました。
- 2026年9月1日: お問い合わせフォームで取得する情報の記載を改定しました。