#これ、自動化できました｜入金明細を取り込むだけで請求書の消込

この記事は、「#これ、自動化できました」シリーズの内の1本です。皆さまが日頃おこなっている事務作業のうち、実際に自動化できたものを紹介していきます。

今回のテーマは、月末の入金消込。

ネットバンキングの入金明細を毎朝取り込むと、金額が1円まで合う入金は請求書と自動で突き合わされ、入金済みになることに成功しました。人は、名義が違う・まとめ払い・手数料が引かれているといった迷う入金だけを確かめ、ボタンを押すだけで消込が終わる形を実現できました。

月末、入金明細と請求書を1行ずつ見比べている

月末になると、ネットバンキングの入金明細と請求書の一覧を並べて、1行ずつ突き合わせます。振込名義が社名と一致しないこともあります。2か月分をまとめて振り込む会社もあれば、振込手数料を差し引いてくる会社もあります。結局、「この会社はいつもこう払ってくる」と覚えている担当者でないと、消込が終わりません。

単純な作業なのに、とにかく面倒

消込そのものは、難しい判断の少ないルーティンワークです。それでも、明細を開き、名義を読み、請求書を探し、入金済みにする、という手順を件数の分だけくり返すのは面倒です。取引先が増えるほど時間は延び、月末の忙しい時期に重なります。単純な作業ほど集中が切れやすく、見落としや当て間違いも起きやすくなります。

会計ソフトと連携して、明細を取り込むだけにした

kaname AIでは、freeeやマネーフォワード クラウド会計と連携しておけば、次の流れで進みます。

1. 銀行の入金明細を、毎朝自動で取り込む(すぐに取り込みたいときはボタン1つ)
2. 入金待ちの請求書と、自動で突き合わせる
3. 金額が1円まで合い、当てはまる請求書が1つに絞れた入金だけを、自動で入金済みにする
4. 決めきれない入金は、理由を添えて人に残す。最後に確定するのは人

任せても安心できるように、決め方には3つの約束を置いています。

• 自動で決めるのは、金額が1円まで合うときだけ。 少しでも違えば、人に回します
• AIの判断だけでは決めない。 名義が略称でも同じ会社かをAIが見分けますが、ほかの候補と十分な差があるときだけ決めます
• 人が「違う」とした組み合わせは、二度と自動で当てない。 人の判断を、翌朝に機械が上書きすることはありません

なお、会計ソフトの側の消込までは行いません。会計ソフトの明細は「消込待ち」のまま残ります。

動画では、自動で入金済みになった入金、止まった理由、振込手数料が引かれた入金を人が消し込むところを見せています。

説明用に再現した画面です。文言と項目の並びは実際の画面に合わせていますが、一部を省いています。取引先・金額・口座は架空のものです。

見るのは「迷った入金」だけになった

これまでは、明細を1行ずつ見て、名義から会社を推理していました。いまは、開くのは自動で決めきれなかった入金だけです。画面には「当てはまる候補が複数あるため、確認が必要です」のように、止まった理由が1行で書いてあるので、確かめるのはその1点で済みます。候補の請求書も並んでいるので、合っていればボタン1つで入金済みにできます。明細は毎朝取り込まれるので、月末にまとめてではなく、こまめに片付けられます。

会計ソフトでは対応しきれない、都度異なる振込依頼人名による入金など、取引先の対応によって発生するイレギュラーなケースもAIが判定します。これにより手作業による消込作業が削減され、作業効率が向上します。たとえば、次のようなケースです。

• 名義が社名と違う → 略称や表記の揺れを、AIが同じ会社かどうか見分けます
• 2か月分をまとめて払ってくる → 合計が合う請求書の組み合わせを探します
• 同じ金額の請求書が毎月ある → 期日の古い請求書から当て、どれに当てたかを画面に残します
• 海外からの送金で名義が載らない → 金額と期日で1通りに決まるものだけを自動で当てます
• 振込手数料が引かれている → 自動では決めず、差額を示したうえで人が決めます

消込が「あの人にしかできない仕事」ではなくなった

どの入金をどの請求書に当てたか、自動で決めたのか人が決めたのかは、すべて記録に残ります。面倒なくり返しは仕組みが引き受け、人は迷った入金を確かめるだけになりました。消込は一人の記憶に頼る仕事から、会社の仕組みに変わりました。

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