バックオフィスの“要”経理まわりの作業が重くなってきたとき、取れる手は大きく4つです。外注する、人を雇う、ツールを入れる、作業ごと自動化する。
どれが正しいという話ではありません。会社の状況によって向き不向きがはっきり分かれます。ここでは、それぞれが何に向いていて、どこで行き詰まるのかを整理します。最後に、私たちのやり方が合わない場合も書きます。
その前に ── いま起きていること
前提として、中小企業のバックオフィスは構造的に苦しい状態にあります。
- バックオフィスの悩みで最も多いのは「属人化」で、50.0%の企業が挙げています（MJS）
- 担当者の退職・休職で業務継続に影響が出る企業は82.6%。うち44.2%は「事業継続に重大な支障」と答えています（kubell）
- 経理・総務の76%が毎月残業しています（freee）
つまり「人が足りない」だけの問題ではありません。ひとりに寄りかかった状態そのものがリスクになっている、というのが今の姿です。
1. 代行・BPOに任せる
向いているとき
今すぐ手を離したい。採用しても続かない。業務の中身を整理する時間すら取れない。
限界
人手で回す以上、量が増えれば費用も増えます。月末に集中する仕事なので、時間枠のある契約だと超過料金が乗りやすい。
それより効いてくるのは、中身が見えにくくなることです。何がどう処理されているかが社外にあるため、社内に知見が残りません。属人化が解消されたように見えて、属人化の場所が社外に移っただけになることがあります。担当者が替われば品質もリセットされます。
依頼のコストも見落とされがちです。依頼文を書き、質問に答え、翌営業日の返事を待つ。この往復は、やってみると意外に時間を食います。
2. 人を雇って、人がやる
向いているとき
業務がまだ小さい。判断の多い仕事が中心。社内に残したい知識が多い。
限界
採用と定着のコストが上がり続けています。中小企業の賃上げは約30年ぶりの高水準で、人手が足りずに事業が続かない倒産は2025年度で441件、3年連続の過去最多です（帝国データバンク）。
そして、採用で属人化は解けません。むしろ、その人に仕事が集まるほど深まります。締め作業の残業も構造として残ります。月末に仕事が集中するのは、人を増やしても変わらないからです。
3. ツールを入れて自動化する
向いているとき
毎月同じ作業が多い。社内に設定や運用を見られる人がいる。
限界
ここがいちばん誤解されている点かもしれません。システム化済みの企業は81.9%ある一方で、82.2%が「負担は軽減されていない」と答えています（ワークフロー総研）。
理由の上位は「システム連携できていない」60.8%、「属人化」48.6%、「自動化に繋がらない」37.8%。
つまり、道具が足りないのではなく、道具と道具の間が繋がっていない。請求書を読むツール、管理表、会計ソフト、ネットバンキング——それぞれは動いているのに、間を人が手で繋いでいる。転記が残っている限り、作業時間は減りません。
加えて、ツールを増やすと覚えることが増えます。画面が増え、設定を知っている人が1人だけになり、その人が抜けると誰も触れなくなる。属人化の形が変わっただけ、ということも起こります。
4. 引き受けたうえで、自動化する
私たちのやり方です。まず実務を担当し、繰り返しの多いところから順に仕組みへ置き換えていきます。
外注のように「今すぐ手を離せる」状態から始めて、自動化が進むほど手作業が減っていく。作ったものはお客様の業務に沿って作るので、社内に残ります。
向いているとき
請求・支払・契約まわりに毎月同じ作業がある。いまの会計ソフトや管理表を変えたくない。自動化したいが、設計を自社でやる余力がない。
限界と、合わないケース
正直に書きます。
- 範囲は請求・支払・契約が中心です。 電話対応や来客、採用事務まで含めて任せたい場合、そこは今のやり方を続けていただくことになります
- すでにERPが確立している50名超の企業には向きません。仕組みが整っているところに、別の仕組みを足す意味が薄いためです
- 紙とFAXが中心の業務は、まず電子化から必要になります。そこから始める場合は、効果が出るまでに時間がかかります
- 記帳・申告そのものは税理士の先生の領域です。私たちが引き受けるのは、その手前の「請求書を出す・支払う・証憑を揃える」実務です
選ぶときの目安
4つを分けるのは、結局この3つだと思っています。
1. 量が増えたとき、費用はどう動くか
人手で回す方法は、量に比例して増えます。自動化された部分は増えません。いまの作業量が今後も増える見込みなら、ここは効いてきます。
2. やめたとき、何が残るか
外注をやめれば引き継ぎ書を書き直すことになります。担当者が辞めれば、その人の頭の中にあったものは消えます。自動化した手順は、残ります。
3. 決裁は誰が持つか
どの方法を選んでも、振込を実行するかどうかの判断は自社に残ります。ここは外せません。逆に言えば、それ以外はどう分担してもよい、ということでもあります。
まとめ
- 外注は速いが、量に比例して費用が増え、知見が社内に残りにくい
- 採用は知識が残るが、コストが上がり続け、属人化は解けない
- ツールは繋がっていないと効かない。8割が「負担は減っていない」と答えている
- 引き受けて自動化する方法は、外注の速さと自動化の逓減を両立できるが、範囲が請求・支払・契約に限られる
- どれを選んでも、振込の最終判断は自社に残る
どの方法が合うかは、いまの業務量と体制によります。伺ったうえで、自動化できる範囲を無料でお出ししています。合わないと判断した場合は、その旨を正直にお伝えします。お問い合わせはこちらから、状況をお聞かせください。
出典
MJS税経システム研究所「中小企業の経理担当者の働き方＆実務の困りごと実態調査」2024年12月・n=362 ／ 株式会社kubell「中小企業のバックオフィス担当者の属人化に関する調査」2026年5月・従業員300名未満・n=86 ／ フリー株式会社「締め残業に関する実態調査」2024年6月・従業員11〜1,000名の経理・総務・n=1,000 ／ 帝国データバンク「人手不足倒産の動向調査（2025年度）」2026年4月 ／ ワークフロー総研「DX実態調査」2023年9月・従業員200名以下・n=110
